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出展TIPS:小間数の計算方法2014/02/22

いざ、展示会に出展しよう!となったものの初めて出展する展示会では一体、

 

どれほどのスペースを確保すればいいのでしょうか?

 

スペースを余らせてしまうのも勿体ないし、かといって商談をこなしきれなければ機会損失です。

 

ここではその為のシミュレーション方法をご紹介します。

 

①対象バイヤー数

 

もし会場の来場者全員をターゲットするのであれば(当然お勧めしませんが)リソースを広く、

 

しかしその分薄く使用することになり、結果として大事なチャンスを逃す事になってしまうかもしれません。。

 

例えばとある展示会の予想来場者が20,000人としましょう。

 

まずここから出展する商品にマッチしうるバイヤーの割合で割ります。

 

例えば20%とした場合は4,000人になります。

 

②AIF(来場者関心指数)

 

しかし当然の事ながら4,000人全員があなたのブースに立ち寄るとは限りません。

 

展示会はそれこそ様々ですし、ブースに立ち寄る来場者の数も異なります。

 

そこで参考になるのがAudience Interest Factor(来場者関心指数=AIF) です。

 

AIFとは全体のうち20%のブースに立ち寄る来場者の割合、つまり 特定のブースだけを見に来るのではなく

バイヤーとして商品をブラウズすると想定される来場者です。

 

この指数が高ければ高いほどブースへの集客は容易になります。

 

会場全体のAIFは主催者が把握していれば確認することができますがそうでない場合は業界水準である

44%をベースにします。

 

4,000×44%AIF=1.760人。

 

これが”ブースに立ち寄る”と思われるバイヤー候補です。

 

③PIF(製品関心指数)

 

次に設定するのはProduct Interest Factor(製品関心指数=PIF)。

 

製品を実際に見てくれる来場者の割合です。

 

これも主催者が把握している 場合がありますがそうでない場合は、、平均値の16%を使用します。

 

これをさきほどの1.760人に掛け合わせると 1,760人×16%PIF=281人

 

これが実際にブースでコミュニケーションが発生しうる”潜在顧客”の予測値になります。

 

④オペレーションタイム

 

次に会期中に人の流れがアクティブな時間数を計算します。

 

会場で実施させるセミナーやパフォーマンスによって集客率は多く変動します。

 

そして、大抵の展示会では来場者は早朝より夕刻前後に来る事が一般的です。

 

例えば3日間の会期で開催時間が8時間だとするとトータルでは24時間 、

 

会場の雰囲気や主催者のコメントによると各日のラスト2時間は人もまばらだそうです。

 

ランチタイムの1時間も同様なので1日のうち合計3時間はアイドルタイムとすると

 

24時間ー9(3時間×3日間)=15時間。

 

これが実際に商談に使える”オペレーションタイム”です。

 

⑤時間あたりの商談キャパシティー

 

次に”潜在顧客数”を”オペレーションタイム”で割ってみます。

 

281人/ 15時間=18人 つまり1時間につき18人にプレゼンテーションを行わなければなりません。

 

⑥スタッフィング

 

次に各スタッフがプレゼンテーションに要する時間を計算します。

 

ここでは10分間、1時間に6人としましょう。

 

そうすると1時間に18人の相手をするには3人のスタッフが必要になります。

 

⑦商談スペース

 

一般的にブース内の商談スペースとしては1人につき4,5平米が必要となります。

 

3人のスタッフが同時に商談を行うには3人×4.5平米=13.5平米必要ですが

ポイントは”空きスペース”という事です。

 

ブース内には商品展示、デモンストレーション、什器、家具等のスペースも あるのでここで

5、5平米を見るとトータルで必要になるのは19平米、となる訳です。

 

まとめると下記の表のようになります。

 

boothsim

 

勿論、出展の目的によって例えばブランディングがプライオリティーなら余裕のある空間での演出

 

も効果的ですし一概には言えませんが、ご参考になれば幸いです。

 

Have a good show!

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